Як увімкнути/вимкнути сповіщення про бронювання та налаштувати шаблони

Перейдіть до Налаштування -> Налаштування електронної пошти та SMS і встановіть/зніміть відповідні прапорці, щоб надсилати/не надсилати сповіщення. Ви можете змінити тексти сповіщень відповідно до своїх потреб, натиснувши кнопку «Редагувати шаблон», внести зміни та зберегти системні налаштування.

Повідомлення WhatsApp

Якщо ви та ваші клієнти активно користуєтеся месенджером WhatsApp, ви можете отримувати там повідомлення, пов'язані з бронюваннями.

Як користуватися

1. Увімкніть потрібні типи повідомлень WhatsApp у налаштуваннях -> Налаштування електронної пошти та SMS

2. Придбайте кредити WhatsApp у розділі «Плани та ціни» -> «Підписки» або «Додаткові елементи», залежно від того, чи хочете ви, щоб кредити автоматично поновлювалися разом із підпискою, чи віддаєте перевагу одноразовій покупці.
(Ви також зможете переглянути повідомлення, надіслані з системи, а також кількість використаних кредитів у розділі «Звіти» -> «SMS (текстові повідомлення)» -> «Сповіщення WhatsApp»)

Зверніть увагу! Відповідно до політики WhatsApp, повідомлення використовують заздалегідь затверджені шаблони і не можуть бути налаштовані. Ці шаблони містять необхідну інформацію у чіткій та професійній формі.

Мобільний додаток для адміністраторів

Якщо ви використовуєте мобільний додаток для адміністратора, ви можете отримувати повідомлення, пов'язані з бронюваннями, такі як підтвердження бронювання, нагадування, повідомлення про зміну та скасування бронювання.
Щоб увімкнути/вимкнути ці повідомлення, перейдіть на вкладку «Налаштування» -> «Керувати повідомленнями» в мобільному додатку адміністратора.

Як вимкнути відгуки

Ви можете переглянути всі свої відгуки у вкладці «Звіти» -> «Відгуки» в меню зліва, видалити їх або відповісти на них. Якщо ви бажаєте видалити можливість залишати відгуки та не надсилати запит на відгук, у налаштуваннях «Налаштування електронної пошти та SMS» -> «Налаштування для повідомлень електронною поштою та SMS» -> «Кількість днів до надсилання запиту на відгук клієнту » встановіть значення «Вимкнути».

Повідомлення, пов'язані зкористувацькими функціями

Наступні спеціальні функції мають власні типи повідомлень або можуть впливати на повідомлення, що надсилаються системою:

Приймати платежі

Дозволяє надсилати:

Рахунки клієнтам (шаблон електронного листа)
Повідомлення про невдалі платежі клієнтам (шаблон електронного листа)
Повідомлення про невдалі платежі компанії (шаблон електронного листа)

Усі ці шаблони можна редагувати в розділі «Налаштування» -> «Приймати платежі» -> «Налаштування» -> «Налаштування шаблонів електронних листів

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Кілька бронювань

Має власні шаблони для:

Повідомлення про підтвердження бронювання клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
Повідомлення про нагадування про бронювання клієнту (шаблони електронних листів та SMS)

Обидва типи застосовуються автоматично, коли ця спеціальна функція увімкнена і клієнти роблять кілька бронювань одночасно за допомогою кнопки «Додати іншу послугу» під час оформлення замовлення. Тексти шаблонів можна налаштувати в розділі «Спеціальні функції» -> «Кілька бронювань» -> у правій частині сторінки.

Дізнайтеся більше про використання цієї спеціальної функції.

Групові бронювання

Мають спеціальні шаблони для таких типів:

Повідомлення про підтвердження бронювання клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
Повідомлення про нагадування про бронювання клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
Повідомлення про підтвердження бронювання постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)
Повідомлення про нагадування про бронювання постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)

Вони будуть автоматично застосовані, коли ця спеціальна функція буде увімкнена і клієнт забронює зустріч, вибравши декількох учасників на етапі бронювання послуги. Усі шаблони можна налаштувати в розділі «Налаштовані функції» -> «Групові бронювання» -> у правій частині сторінки.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Система сповіщень «Забронюйте скоро»

Дозволяє надсилати нагадування про повторний візит клієнтам, які раніше зробили замовлення.
Шаблони можна налаштувати в розділі «Налаштування» -> «Система повідомлень «Забронюйте зараз»» -> «Налаштування» -> «Додати новий», щоб створити новий шаблон (електронна пошта та SMS). Ви можете створити безліч конкретних шаблонів для певних послуг/постачальників, і вони будуть надіслані, коли минув зазначений час від моменту призначення клієнта.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Купони та подарункові картки

Ви можете надсилати спеціальні повідомлення в таких випадках, коли використовуєте цю спеціальну функцію:

клієнт купує подарункову картку на веб-сайті бронювання (шаблони електронних листів та SMS)

Цей шаблон повідомлення можна ввімкнути/вимкнути та редагувати в розділі «Спеціальні функції » -> «Купони та подарункові картки» -> у правій частині сторінки.

Крім того, якщо ви вручну видаєте подарункову картку або купон своїм клієнтам, шаблон, який буде використовуватися в цьому випадку, можна знайти в розділі «Управління» -> «Купони та подарункові картки» - > «Видати подарункову картку / Надіслати повідомлення про купон для бажаної подарункової картки / купона» -> «Надіслати електронний лист / Надіслати SMS».

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Мобільний додаток для клієнтів

Якщо ця функція увімкнена і клієнт дозволив сповіщення, мобільний додаток надсилатиме push-сповіщення, пов'язані з бронюваннями.
Шаблон не можна редагувати, але ви можете переглянути звіт про сповіщення в розділі «Звіти» -> «Звіт про push-сповіщення».

Зверніть увагу! Щоб мати можливість надсилати такі повідомлення клієнтам, вам потрібно мати достатньо кредитів для push-повідомлень.

Дізнайтеся більше про використання цієї спеціальної функції.

Вхід клієнта

Якщо ви вимагаєте від клієнтів входити/реєструватися, щоб вони могли бронювати зустрічі або робити покупки на вашому веб-сайті бронювання, і у вас увімкнено спеціальну функцію входу клієнта,
існує три типи повідомлень, які можна надіслати клієнтам (їх не можна вимкнути):

реєстрація нового клієнта (електронна пошта)
відновлення пароля (електронна пошта)
скидання пароля або створення клієнта з інтерфейсу адміністратора (електронна пошта)

Ви можете редагувати шаблони в розділі «Налаштування» -> «Вхід клієнта » -> у правій частині сторінки.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Членство

Коли ви продаєте членство на веб-сайті бронювання, вам також може знадобитися повідомити своїх клієнтів про різні моменти.
Ця спеціальна функція дозволяє надсилати:

повідомлення про активацію членства (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про періодичний платіж (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про помилку періодичного платежу (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про успішне здійснення періодичного платежу (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про закінчення терміну членства (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про закінчення терміну членства сьогодні (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про закінчення терміну членства (шаблони електронних листів та SMS)

Ви можете редагувати шаблони, а також увімкнути/вимкнути певні типи повідомлень у розділі «Налаштування» -> «Членство» -> у правій частині сторінки.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Гнучкі сповіщення

Ця спеціальна функція дозволяє налаштувати повідомлення, пов'язані з бронюванням, для певної послуги/постачальника або для обох.
Можна використовувати такі типи:

підтвердження бронювання клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
підтвердження бронювання постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)
нагадування клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
нагадування постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про скасування клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про скасування постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про зміну бронювання клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про зміну бронювання постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)
підтвердження повторюваної події клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
підтвердження повторюваної події постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про групове скасування клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
повідомлення про групове скасування постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)
підтвердженнягрупового бронювання клієнту (шаблони електроннихлистів та SMS)
нагадуванняпро групове бронювання клієн ту (шаблони електроннихлистів та SMS)
підтвер дженнягрупового бронювання клієнту (шаблони електроннихлистів та SMS)
підтвердженнягрупового бронювання постачальнику (шаблониелектронних листів та SMS)
нагадуванняпро групове бронювання клієнту (шаблони електронних листів та SMS)
нагадування прогрупові бронювання постачальнику (шаблони електронних листів та SMS)

Ви можете створити всі необхідні шаблони в розділі «Налаштування» -> «Гнучкі повідомлення» -> «Керувати».

Якщо вам потрібно увімкнути/вимкнути деякі з цих типів повідомлень, перейдіть до «Налаштування» -> «Налаштування електронної пошти та SMS» -> і скористайтеся таблицею у верхній частині сторінки.
Зверніть увагу! Це загальні налаштування повідомлень про бронювання, тому якщо ви вимкнете деякі з них, це також вплине на подібні типи, пов'язані з іншими функціями (наприклад, якщо ви вимкнете підтвердження бронювання для постачальників, то загальні підтвердження, а також групові та періодичні підтвердження будуть вимкнені).

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Пакети

Коли ви продаєте пакети послуг/класів/продуктів/додаткових послуг або видаєте пакети з адміністративної панелі, також можна автоматично надсилати клієнтам повідомлення про активацію пакета (електронною поштою та/або SMS).
Щоб редагувати текст шаблону або ввімкнути/вимкнути повідомлення, перейдіть до розділу «Налаштування» -> «Пакети» -> права частина сторінки.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Квитки

За замовчуванням квиток автоматично надсилається на електронну адресу клієнта разом із відповідним електронним листом із підтвердженням послуги.
Але якщо ви використовуєте онлайн-платежі і дозволяєте вибрати опцію «оплатити пізніше» на веб-сайті бронювання, і клієнт вибирає її,
у цьому випадку квиток буде надіслано окремим електронним листом. Також у певних випадках ви можете надіслати квиток клієнту повторно (це можна зробити в розділі «Звіти» -> «Звіт про квитки»). Обидва шаблони повідомлень можна редагувати в розділі «Налаштування» -> «Квитки» -> у правій частині сторінки. Доступні лише типи електронних листів.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Налаштування електронної пошти

Дозволяє налаштувати дизайн повідомлень електронної пошти відповідно до вашого брендингу та смаку.
Щоб створити власний дизайн, перейдіть до розділу «Налаштування» -> «Налаштування електронної пошти» -> «Створити шаблон».

За допомогою цієї налаштованої функції ви можете впливати на вигляд таких типів повідомлень:

загальні повідомлення, пов'язані з бронюваннями, в розділі «Налаштування» -> «Налаштування електронної пошти та SMS»;
електронні листи з рахунками-фактурами з налаштування «Приймати платежі»;
повідомленняз налаштування «Групові бронювання»;
повідомленняз налаштування «Кілька бронювань»;
повідомленняз налаштування«Вхід клієнта»;
повідомлення з налаштування«Членство»;
повідомлення з налаштування«Пакети»;
повідомлення з налаштування «Квитки»;
повідомлення зналаштування «Купони та подарункові картки»;
повідомлення з налаштування «Медичні тести»;
повідомлення з налаштування «Система повідомлень про швидке бронювання ».

Ця функція дозволяє протестувати кожен тип повідомлення з попередньо створеним дизайном.

Тег {{content}}, що містить інформацію про бронювання/покупку, можна редагувати у відповідних налаштуваннях функції.

Дізнайтеся більше про використання цієї функції.

SMTP

Ця функція дозволяє використовувати власний SMTP-сервер для надсилання електронних листів.
Після введення налаштувань для тестування цієї функції доступний лише один шаблон.
Ви можете редагувати та використовувати шаблон тестового електронного листа в розділі «Налаштування» -> «SMTP» -> у правій частині сторінки.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

Щоденний звіт

Коли ви ввімкнете та налаштуєте цю спеціальну функцію, вона автоматично надсилатиме електронний звіт про нові, майбутні та скасовані зустрічі на електронну адресу вашої компанії.
Шаблону для редагування немає, але ви можете налаштувати елементи, що включаються, в розділі «Налаштовані функції» -> «Щоденний звіт» -> у правій частині сторінки.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

HIPAA

Це спеціальна функція, пов'язана з безпекою, яка дозволяє надсилати повідомлення електронною поштою, коли хтось входить у вашу систему.
Вона не містить шаблонів електронних листів, які можна редагувати, і її можна ввімкнути/вимкнути, додавши/видавши адресу електронної пошти в розділі «Налаштування» -> «HIPAA» -> у правій частині сторінки -> «Повідомляти електронною поштою».

Дізнайтеся більше про використання цієї спеціальної функції.

Віджет контактів

Оскільки ця спеціальна функція дозволяє додати контактну форму на ваш веб-сайт бронювання або створити віджет кнопки контакту, також існує функція надсилання повідомлення електронною поштою/SMS на адресу компанії, коли хтось залишає повідомлення на сайті бронювання або у віджеті, щоб ви могли відразу відповісти. Шаблону для редагування немає, але ви можете вимкнути такі повідомлення в Налаштуваннях -> Налаштування електронної пошти та SMS -> Повідомлення віджету контакту.

Дізнайтеся більше про використання цієї спеціальної функції.

Медичний тест

Якщо ви використовуєте цю спеціальну функцію, вам обов'язково потрібно надсилати результати тестів на електронну пошту пацієнтів.
У розділі «Налаштовані функції» -> «Медичний тест» -> у правій частині сторінки ви можете ввімкнути/вимкнути або редагувати такі шаблони: «

» (позитивні результати) (шаблони електронних листів та SMS); «
» (негативні результати) (шаблони електронних листів та SMS); «
» (невизначені результати) (шаблони електронних листів та SMS).

Якщо вам потрібно налаштувати шаблон результатів тесту, скористайтеся опцією «Налаштований шаблон результатів» над шаблонами.

Дізнайтеся більше про використання цієї налаштованої функції.

What are variables

Variables are elements that can be inserted in email and sms templates (Settings -> Email and SMS settings). These variables will denote the chosen item after the booking is made. For example you have 2 providers: Mary and John. In email template you insert text "You have booked a service with [provider]". If the client chose on the booking page provider Mary, they would receive the following text "You have booked a service with Mary", if they chose John, they would receive the text "You have booked a service with John."
You can always find the variables that can be used with the certain notification type near the template either on the right side of the page or in the popup that can be access by click on "Variables" button.

iCals and how to use them

In Settings -> Email and SMS settings you can check the box Attach iCal to e-mails and then emails will contain file of .isc format. After clicking that file, it will open in one of your calendars (Google calendar, iCalendar,etc)

Please note, that iCal files do not have set timezone so the time in that file will be displayed according to the IP address/device settings.

Clients/Providers do not receive notifications

Possible reasons: 1. Corresponding boxes in Settings -> Email and SMS settings are not checked.

2. Client/provider entered wrong email or phone.

3. Email went to junk (Spam) folder or to Social tab. Please check Whitelisting instructions here.

4. SMTP custom feature is not set correctly.

5. If sms are not coming, check your sms balance in Plans&Prices -> Subscriptions at the bottom of the page.

Clients/Providers receive wrong notifications

1. Please check if you have Multiple Bookings or Group Bookings Custom Feature enabled. These Custom Features have their own templates.

Multiple bookings template (Custom Features -> Multiple bookings -> on the right side of the page)

Group bookings template (Custom Features -> Group bookings -> on the right side of the page)

2. Check if you have Time Zone settings on in Settings -> Main configuration, in this case client may have selected wrong time zone and received notification in wrong time zone too.

Email whitelisting instructions

So here are a few things that you can do to make sure you get those all important emails from the team here at SimplyBook.me.

You can expect system notifications such as when your subscription is up for renewal, notices about bookings, and helpful information on various things such as how to get the most out of your SimplyBook.me service.

As great as technology is, it isn’t perfect, and sometimes email systems and internet service providers mistake legitimate email for spam. To ensure that you don’t miss important communication from us, please take the following steps:

Please whitelist any emails that come from the @simplybook.me domain.

Why? Because that tells your email service or program that you actually want emails from this domain, so that they can then make sure you get them.

How? Well, this differs between email services and programs but below you can see information about some of the main ones. If you aren’t using one of these, please refer to the help section for yourservice for information.