Online videovergaderingen via Zoom

Om verbinding te maken met Zoom, hebt u een Zoom-account nodig. Elke medewerker met de rechten van een planningbeheerder kan Simplybook.me verbinden met Zoom.
SimplyBook.me kan slechts verbinding maken met één Zoom-account.

Let op:

• Zoom-boekingen worden niet toegevoegd aan uw Zoom-vergaderpagina in Zoom. Om online vergaderingen te controleren, gebruikt u filters per dienst in de Simplybook.me-beheerdersagenda om alleen boekingen voor de gewenste dienst te zien.
• Zelfs nadat het Zoom-account is verbonden, is videoconferencing standaard uitgeschakeld voor nieuwe diensten. Om videoconferenties toe te voegen aan een nieuwe dienst, gaat u in Beheer ->Diensten/Lessen naar Meer opties perdienst/les en schakelt u deze in als online vergaderdienst.
• Klanten die een groepsles bijwonen, ontvangen unieke Zoom-links, maar deze links leiden allemaal naar dezelfde Zoom-vergadering.

Hoe instellen

1. Schakel de aangepaste functie Online vergaderingen in uw SimplyBook.me-account in door naar de pagina Aangepaste functies in uw Simplybook.me-beheerdersinterface te gaan en op de knop Inschakelen naast de aangepaste functie Online videovergaderingen te klikken.

2. Klik in de functie-instellingen op de knop Autorisatie naast de optie Zoom om uw Zoom-account te koppelen.

3. Voer uw inloggegevens in om u aan te melden bij Zoom, of klik op SSO, Google of Facebook om u aan te melden via die diensten.
U kunt één Zoom-account per bedrijf koppelen OF alle Zoom-gebruikers die aan uw account zijn toegevoegd koppelen door het selectievakje 'Deze app toestemming geven om mijn gedeelde toegangsrechten te gebruiken' aan te vinken.

4. Nadat Zoom is geautoriseerd, klikt u op 'Meeting Providers' en 'Meeting Services' en kiest u de providers die aan Zoom moeten worden gekoppeld door de optie 'Zoom' te selecteren in de betreffende vervolgkeuzelijst. Selecteer in de volgende vervolgkeuzelijst de Zoom-gebruiker (als u meerdere gebruikers onder uw Zoom-account hebt) die aan die provider moet worden gekoppeld.

5. Nadat uw Zoom-verbinding is ingesteld, hoeft u alleen nog maar de optie voor onlinevergaderingen voor uw diensten in te schakelen. Ga hiervoor naar Beheer -> Diensten -> klik op de naam van de gewenste dienst -> scroll omlaag naar Meer opties. (in Beheer -> Klassen -> klik op de naam van de klas -> Meer opties als u de functie Klassen gebruikt) en schakel de optie Inschakelen als onlinevergaderdienst/klas in.

6. Wanneer klanten een dergelijkeservice/klas boeken, verschijnt er een link naar de online vergadering op de pagina Mijn boekingen voor de bijbehorende boeking. Wanneer het tijdstip van de afspraak is aangebroken, kunnen de klanten deze volgen om toegang te krijgen tot de vergadering. Voor beheerders is het mogelijk om de link te volgen vanuit het pop-upformulier met boekingsinformatie in Agenda of in Rapporten -> Boekingsdetails, of in Rapporten -> Online videovergaderingen.

7. (optioneel) U kunt ook een link naar online vergaderingen toevoegen aan de sjablonen voor meldingen aan providers en klanten, zodat beide partijen deze samen met de boekingsgegevens ontvangen.

• Om dit voor uw klantmeldingen te doen, gaat u naar Instellingen -> E-mail- en sms-instellingen (of Aangepaste functies -> Flexibele meldingen -> Beheren als u meldingen per dienst en/of provider hebt aangepast) en bewerkt u het sjabloon voor de boekingsbevestiging van uw klant om de variabele [online_meeting_link] toe te voegen om Zoom-links naar uw klanten te sturen.

Om alles te laten werken, plakt u de variabele [online_meeting_link] op de gewenste plaats in uw "Boekingsbevestigingssjabloon voor klanten", zodat wanneer een klant een dienst boekt, er automatisch een Zoom-vergaderlink wordt gegenereerd op de plaats van de variabele.

• Om uw dienstverleners Zoom-links in hun bevestigingen te laten ontvangen, voegt u de variabele [online_meeting_provider_link] toe aan uw Nieuwe boekingsbevestiging voor dienstverleners in Instellingen -> E-mail- en sms-instellingen (of Aangepaste functies -> Flexibele meldingen -> Beheren als u meldingen per dienst en/of aanbieder hebt aangepast).

hoe het vergaderproces werkt 1. Nadat alles is ingesteld en de klant de onlinevergaderdienst/les heeft geboekt, ontvangen zowel de klant als de aanbieder (of het bedrijf, afhankelijk van uw instellingen) de links naar de vergadering.

2. Aan de beheerderskant kan de aanbieder rechtstreeks vanuit de boeking in de "Agenda" naar de vergaderpagina gaan door op de link "Vergadering openen" in het pop-upvenster met boekingsdetails te klikken.

3. Klanten kunnen de vergaderlink openen vanuit de boekingsdetails op de pagina 'Mijn boekingen' van de boekingssite.

4. Wanneer het tijd is voor de vergadering, worden zowel de aanbieder als de klant doorgestuurd naar de online vergaderpagina van Zoom.

Integratie verwijderen

Vanuit Simplybook.me

• Ga naar de pagina 'Aangepaste functies' in uw Simplybook.me-beheerdersinterface en klik op 'Aangepaste functie voor online videovergaderingen' om de instellingen te openen.
  
• Zoek in de functie-instellingen Zoom en klik op Afmelden.
  
• Daarna wordt de Zoom-integratie verwijderd uit uw Simplybook.me-account.

Vanuit Zoom
Let op! Als u het vakje 'Deze app toestemming geven voor mijn gedeelde toegangsrechten' niet hebt aangevinkt OF als u het verbonden Zoom-account wilt wijzigen naar een ander account, is dit vanwege technische beperkingen niet mogelijk vanuit Simplybook.me.
Om dit te doen, moet u Simplybook.me rechtstreeks loskoppelen van Zoom. Daarna kunt u een nieuw account koppelen aan Simplybook.me.

• Volg deze link om de integratie los te koppelen aan de Zoom-kant.
  
• Zoek Simplybook.me in de lijst met gekoppelde apps (u kunt indien nodig zoeken).
  
• Klik op de knop Verwijderen om de koppeling te verbreken.
  
• De integratie is nu verwijderd en u kunt indien nodig een ander account koppelen.