Online videovergaderingen via Zoom

Om verbinding te maken met Zoom, hebt u een Zoom-account nodig. Elke medewerker met de rechten van een planningbeheerder kan Simplybook.me verbinden met Zoom.
SimplyBook.me kan slechts verbinding maken met één Zoom-account.

Let op:

• Zoom-boekingen worden niet toegevoegd aan uw Zoom-vergaderpagina in Zoom. Om online vergaderingen te controleren, gebruikt u filters per dienst in de Simplybook.me-beheerdersagenda om alleen boekingen voor de gewenste dienst te zien.
• Zelfs nadat het Zoom-account is verbonden, is videoconferencing standaard uitgeschakeld voor nieuwe diensten. Om videoconferenties toe te voegen aan een nieuwe dienst, gaat u in Beheer ->Diensten/Lessen naar Meer opties perdienst/les en schakelt u deze in als online vergaderdienst.
• Klanten die een groepsles bijwonen, ontvangen unieke Zoom-links, maar deze links leiden allemaal naar dezelfde Zoom-vergadering.

Hoe instellen

1. Schakel de aangepaste functie Online vergaderingen in uw SimplyBook.me-account in door naar de pagina Aangepaste functies in uw Simplybook.me-beheerdersinterface te gaan en op de knop Inschakelen naast de aangepaste functie Online videovergaderingen te klikken.

2. Klik in de functie-instellingen op de knop Autorisatie naast de optie Zoom om uw Zoom-account te koppelen.

3. Voer uw inloggegevens in om in te loggen bij Zoom, of klik op SSO, Google of Facebook om in te loggen via die diensten.
U kunt één Zoom-account per bedrijf koppelen OF alle Zoom-gebruikers die aan uw account zijn toegevoegd koppelen door het selectievakje 'Deze app toestemming geven om mijn gedeelde toegangsrechten te gebruiken' aan te vinken.

4. Nadat Zoom is geautoriseerd, klikt u op 'Vergaderingsproviders en vergaderdiensten' en kiest u de providers die aan Zoom moeten worden gekoppeld door de optie 'Zoom' te selecteren in de betreffende vervolgkeuzelijst. Selecteer in de volgende vervolgkeuzelijst de Zoom-gebruiker (als u meerdere gebruikers onder uw Zoom-account hebt) die aan die provider moet worden gekoppeld.

5. Nadat uw Zoom-verbinding is ingesteld, hoeft u alleen nog maar de optie voor onlinevergaderingen voor uw diensten in te schakelen. Ga hiervoor naar Beheer -> Diensten -> klik op de naam van de gewenste dienst -> scroll naar beneden naar Meer opties. (in Beheer -> Klassen -> klik op de naam van de klas -> Meer opties als u de functie Klassen gebruikt) en schakel de optie Inschakelen alsonlinevergaderdienst/klas in.

6. Wanneer klanten een dergelijkedienst/klasse boeken, verschijnt er een link naar de onlinevergadering op de pagina Mijn boekingen voor de bijbehorende boeking. Wanneer het tijdstip van de afspraak is aangebroken, kunnen klanten deze link volgen om toegang te krijgen tot de vergadering. Voor beheerders is het mogelijk om de link te volgen vanuit het pop-upvenster met boekingsinformatie in Agenda of in Rapporten -> Boekingsdetails, of in Rapporten -> Online videovergaderingen.

7. (optioneel) U kunt ook een link naar online vergaderingen toevoegen aan de sjablonen voor meldingen aan providers en klanten, zodat beide partijen deze samen met de boekingsgegevens ontvangen.

• Om dit voor uw klantmeldingen te doen, gaat u naar Instellingen -> E-mail- en sms-instellingen (of Aangepaste functies -> Flexibele meldingen -> Beheren als u meldingen per dienst en/of aanbieder hebt aangepast) en bewerkt u het sjabloon voor de boekingsbevestiging van uw klant om de variabele [online_meeting_link] toe te voegen om Zoom-links naar uw klanten te sturen.

Om alles te laten werken, plakt u de variabele [online_meeting_link] op de gewenste plaats in uw "Boekingsbevestigingssjabloon voor klanten", zodat wanneer een klant een dienst boekt, er automatisch een Zoom-vergaderlink wordt gegenereerd op de plaats van de variabele.

• Om uw dienstverleners Zoom-links in hun bevestigingen te laten ontvangen, voegt u de variabele [online_meeting_provider_link] toe aan uw Nieuwe boekingsbevestiging voor dienstverleners in Instellingen -> E-mail- en sms-instellingen (of Aangepaste functies -> Flexibele meldingen -> Beheren als u meldingen per dienst en/of aanbieder hebt aangepast).

hoe het vergaderproces werkt 1. Nadat alles is ingesteld en de klant de onlinevergaderdienst/les heeft geboekt, ontvangen zowel de klant als de aanbieder (of het bedrijf, afhankelijk van uw instellingen) de links naar de vergadering.

2. Aan de beheerderskant kan de aanbieder rechtstreeks vanuit de boeking in de "Agenda" naar de vergaderpagina gaan door op de link "Vergadering openen" in het pop-upvenster met boekingsdetails te klikken.

3. Klanten kunnen de vergaderlink openen vanuit de boekingsdetails op de pagina 'Mijn boekingen' van de boekingssite.

4. Wanneer het tijd is voor de vergadering, worden zowel de aanbieder als de klant doorgestuurd naar de online vergaderpagina van Zoom.

How to remove integration

From the Simplybook.me side

• Navigate to the Custom Features page within your Simplybook.me admin interface and click on Online video meetings custom feature to open its settings.
  
• In the feature settings locate Zoom and click Logout.
  
• After that Zoom integration will be removed from your Simplybook.me account.

From the Zoom side
Please note! If you did not check the box “Allow this app to use my shared access permissions” OR you want to switch connected Zoom account to another one - there will be no option to do that from Simplybook.me side due to technical restrictions.
In order to do that you will need to disconnect Simplybook.me directly from Zoom and after that you will be able to connect new account on the Simplybook.me side.

• To disconnect the integration from the Zoom side please follow this link.
  
• Locate Simplybook.me in the list of connected apps (you can use search if needed).
  
• Click on Remove button to disconnect.
  
• Now the integration is removed and you can connect different account if needed.