Réunions vidéo en ligne via Zoom
Pour vous connecter à Zoom, vous devez disposer d'un compte Zoom. Tout contributeur disposant des autorisations d'administrateur de planification peut connecter Simplybook.me à Zoom.
SimplyBook.me ne peut se connecter qu'à un seul compte Zoom.
Remarque :
- Les réservations Zoom ne seront pas ajoutées à votre page de réunions Zoom dans Zoom. Pour vérifier les réunions en ligne, veuillez utiliser les filtres par service dans le calendrier d'administration de Simplybook.me afin de voir uniquement les réservations pour le service souhaité.
- Même après la connexion du compte Zoom, la vidéoconférence est désactivée par défaut pour les nouveaux services. Pour ajouter la vidéoconférence à un nouveau service, dans Gérer ->Services/Cours, allez dans Plus d'options parservice/cours et activez-la en tant que service de réunion en ligne.
- Les clients qui participent à un cours collectif recevront des liens Zoom uniques, mais ces liens mèneront tous à la même réunion Zoom.
- How to set
1. Activez la fonctionnalité personnalisée « Réunions en ligne » dans votre compte SimplyBook.me en accédant à la page « Fonctionnalités personnalisées » dans l'interface d'administration Simplybook.me et en cliquant sur le bouton « Activer » à côté de la fonctionnalité personnalisée « Réunions vidéo en ligne ».
2. Dans les paramètres de la fonctionnalité, cliquez sur le bouton « Autorisation » à côté de l'option « Zoom » pour connecter votre compte Zoom.
3. Saisissez vos identifiants pour vous connecter à Zoom, ou cliquez sur SSO, Google ou Facebook pour vous connecter via ces services.
Vous pouvez connecter un compte Zoom par entreprise OU connecter tous les utilisateurs Zoom ajoutés à votre compte en cochant la case Autoriser cette application à utiliser mes autorisations d'accès partagé
5. Une fois votre connexion Zoom configurée, la dernière chose à faire est d'activer l'option de réunion en ligne pour vos services. Pour ce faire, veuillez vous rendre dans Gérer -> Services -> cliquez sur le nom du service souhaité -> faites défiler vers le bas jusqu'à Plus d'options.
(dans Gérer -> Classes -> cliquez sur le nom de la classe -> Plus d'options si vous utilisez la fonctionnalité Classes ) et activez l'option Activer commeservice/classe de réunion en ligne.
6. Lorsque les clients réservent un telservice/une telle classe, un lien vers la réunion en ligne apparaîtra sur la page Mes réservations pour la réservation associée. À l'heure du rendez-vous, les clients pourront suivre le lien pour accéder à la réunion.
Du côté de l'administrateur, il sera possible de suivre le lien à partir du formulaire contextuel d'informations sur la réservation dans le calendrier ou dans Rapports -> Détails de la réservation, ou dans Rapports -> Réunions vidéo en ligne.
7. (facultatif) Vous pouvez également ajouter le lien vers les réunions en ligne aux modèles de notification des prestataires et des clients afin que les deux parties le reçoivent avec les détails de la réservation.
- Pour ce faire, dans les notifications destinées à vos clients, accédez à Paramètres -> Paramètres e-mail et SMS (ou Fonctionnalités personnalisées -> Notifications flexibles -> Gérer si vous avez personnalisé les notifications par service et/ou fournisseur) et modifiez le modèle de confirmation de réservation de votre client afin d'ajouter la variable [online_meeting_link] pour envoyer les liens Zoom à vos clients.
Pour que tout fonctionne, il suffit de coller la variable [online_meeting_link] à l'endroit souhaité dans votre « Modèle de confirmation de réservation du client ». Ainsi, lorsqu'un client réserve un service, un lien vers la réunion Zoom sera automatiquement généré à la place de la variable.
- Pour que vos prestataires de services reçoivent les liens Zoom dans leurs confirmations, veuillez ajouter la variable [online_meeting_provider_link] à votre confirmation de nouvelle réservation pour les prestataires de services dans Paramètres -> Paramètres e-mail et SMS (ou Fonctionnalités personnalisées -> Notifications flexibles -> Gérer si vous avez personnalisé les notifications par service et/ou prestataire).
2. In the feature settings click on Authorization button near Zoom option to connect your Zoom account.
3. Enter your credentials to log into Zoom, or click SSO, Google, or Facebook to log in through those services.
You can connect one zoom account per company OR connect all zoom users added to your account by checking the checkbox Allow this app to use my shared access permissions
4. After Zoom is authorized, click on Meeting Providers and Meeting Services and choose providers that should be connected to Zoom by selecting Zoom option from the respective drop down. In the next drop-down please select Zoom user (if you have several users under your Zoom account) that should be connected to that provider.
5. After your Zoom connection is set, the last thing you need to do is enable online meeting option for your services. To do that please navigate to Manage -> Services -> click on needed Service name -> scroll down to More options. (in Manage -> Classes -> click on Class name -> More options if you are using Classes feature) and switch on the option Enable as online meeting service/class.
6. When the clients book such a service/class there will be online meeting link on My bookings page for the associated booking. When the appointment time comes the clients will be able to follow it to access the meeting.
For admin side it will be possible to follow the link from booking info popup form in Calendar or in Reports -> Booking details, or in Reports -> Online video meetings.
7. (optional) As well you can add online meetings link to provider and client notification templates so that both sides receive them with the booking details.
- To do that for your client notifications please navigate to Settings -> Email and SMS settings (or Custom features -> Flexible notifications -> Manage if you have customized notifications per service and/or provider) and edit your Client's booking confirmation template to add [online_meeting_link] variable to send Zoom links to your clients.
To make everything work simply paste [online_meeting_link] variable to the desired place in your "Client's booking confirmation template" so when a client books a service, a Zoom meeting link will be automatically generated at the place of a variable.
- To let your service providers receive Zoom links in their confirmations please add [online_meeting_provider_link] variable to your New booking confirmation for service providers in Settings -> Email and sms settings (or Custom features -> Flexible notifications -> Manage if you have customized notifications per service and/or provider).
- Fonctionnement du processus de réunion
1. Une fois que tout est configuré et que le client réserve leservice/la classe en ligne, le client et le prestataire (ou l'entreprise, selon vos paramètres) reçoivent les liens vers la réunion.
2. Du côté de l'administrateur, le prestataire peut accéder à la page de la réunion directement à partir de la réservation dans le « Calendrier » en cliquant sur le lien « Ouvrir la réunion » dans la fenêtre contextuelle des détails de la réservation.
3. Les clients peuvent ouvrir le lien de la réunion à partir des détails de la réservation sur la page « Mes réservations » du site de réservation.
4. Ensuite, lorsque l'heure de la réunion arrive, le prestataire et le client seront redirigés vers la page de la réunion en ligne Zoom.
- Comment supprimer l'intégration
Du côté de Simplybook.me
- Accédez à la page « Fonctionnalités personnalisées » dans votre interface d'administration Simplybook.me et cliquez sur la fonctionnalité personnalisée « Réunions vidéo en ligne » pour ouvrir ses paramètres.
- Dans les paramètres de la fonctionnalité, recherchez Zoom et cliquez sur Déconnexion.
- L'intégration Zoom sera alors supprimée de votre compte Simplybook.me.
Du côté Zoom
Remarque : si vous n'avez pas coché la case « Autoriser cette application à utiliser mes autorisations d'accès partagé » OU si vous souhaitez changer de compte Zoom connecté, vous ne pourrez pas le faire depuis Simplybook.me en raison de restrictions techniques.
Pour ce faire, vous devrez déconnecter Simplybook.me directement de Zoom, après quoi vous pourrez connecter un nouveau compte sur Simplybook.me.
- Pour déconnecter l'intégration depuis Zoom, veuillez suivre ce lien.
- Recherchez Simplybook.me dans la liste des applications connectées (vous pouvez utiliser la fonction de recherche si nécessaire).
- Cliquez sur le bouton Supprimer pour vous déconnecter.
- L'intégration est désormais supprimée et vous pouvez connecter un autre compte si nécessaire.
- How to remove integration
From the Simplybook.me side
- Navigate to the Custom Features page within your Simplybook.me admin interface and click on Online video meetings custom feature to open its settings.
- In the feature settings locate Zoom and click Logout.
- After that Zoom integration will be removed from your Simplybook.me account.
From the Zoom side
Please note! If you did not check the box “Allow this app to use my shared access permissions” OR you want to switch connected Zoom account to another one - there will be no option to do that from Simplybook.me side due to technical restrictions.
In order to do that you will need to disconnect Simplybook.me directly from Zoom and after that you will be able to connect new account on the Simplybook.me side.
- To disconnect the integration from the Zoom side please follow this link.
- Locate Simplybook.me in the list of connected apps (you can use search if needed).
- Click on Remove button to disconnect.
- Now the integration is removed and you can connect different account if needed.
