Réunions vidéo en ligne via Zoom

Pour vous connecter à Zoom, vous devez disposer d'un compte Zoom. Tout contributeur disposant des autorisations d'administrateur de planification peut connecter Simplybook.me à Zoom.
SimplyBook.me ne peut se connecter qu'à un seul compte Zoom.

Remarque :

• Les réservations Zoom ne seront pas ajoutées à votre page de réunions Zoom dans Zoom. Pour vérifier les réunions en ligne, veuillez utiliser les filtres par service dans le calendrier d'administration de Simplybook.me afin de voir uniquement les réservations pour le service souhaité.
• Même après la connexion du compte Zoom, la vidéoconférence est désactivée par défaut pour les nouveaux services. Pour ajouter la vidéoconférence à un nouveau service, dans Gérer ->Services/Cours, allez dans Plus d'options parservice/cours et activez-la en tant que service de réunion en ligne.
• Les clients qui participent à un cours collectif recevront des liens Zoom uniques, mais ces liens mèneront tous à la même réunion Zoom.

Comment définir

1. Activez la fonctionnalité personnalisée « Réunions en ligne » dans votre compte SimplyBook.me en accédant à la page « Fonctionnalités personnalisées » dans votre interface d'administration Simplybook.me, puis en cliquant sur le bouton « Activer » à côté de la fonctionnalité personnalisée « Réunions vidéo en ligne ».

2. Dans les paramètres de la fonctionnalité, cliquez sur le bouton Autorisation à côté de l'option Zoom pour connecter votre compte Zoom.

3. Saisissez vos identifiants pour vous connecter à Zoom, ou cliquez sur SSO, Google ou Facebook pour vous connecter via ces services.
Vous pouvez connecter un compte Zoom par entreprise OU connecter tous les utilisateurs Zoom ajoutés à votre compte en cochant la case Autoriser cette application à utiliser mes autorisations d'accès partagé

4. Une fois Zoom autorisé, cliquez sur Fournisseurs de réunions et services de réunion, puis choisissez les fournisseurs qui doivent être connectés à Zoom en sélectionnant l'option Zoom dans le menu déroulant correspondant. Dans le menu déroulant suivant, sélectionnez l'utilisateur Zoom (si vous avez plusieurs utilisateurs sous votre compte Zoom) qui doit être connecté à ce fournisseur.

5. Une fois votre connexion Zoom établie, la dernière chose à faire est d'activer l'option de réunion en ligne pour vos services. Pour ce faire, veuillez vous rendre dans Gérer -> Services -> cliquez sur le nom du service souhaité -> faites défiler vers le bas jusqu'à Plus d'options. (dans Gérer -> Classes -> cliquez sur le nom de la classe -> Plus d'options si vous utilisez la fonctionnalité Classes ) et activez l'option Activer commeservice/classe de réunion en ligne.

6. Lorsque les clients réservent un telservice/une telle classe, un lien vers la réunion en ligne apparaît sur la page « Mes réservations » pour la réservation associée. Lorsque l'heure du rendez-vous arrive, les clients peuvent suivre le lien pour accéder à la réunion. Du côté de l'administrateur, il est possible de suivre le lien à partir du formulaire contextuel d'informations sur la réservation dans le calendrier ou dans Rapports -> Détails de la réservation, ou dans Rapports -> Réunions vidéo en ligne.

7. (facultatif) Vous pouvez également ajouter un lien vers les réunions en ligne aux modèles de notification destinés aux prestataires et aux clients afin que les deux parties les reçoivent avec les détails de la réservation.

• Pour ce faire, accédez à Paramètres -> Paramètres e-mail et SMS (ou Fonctionnalités personnalisées -> Notifications flexibles -> Gérer si vous avez personnalisé les notifications par service et/ou prestataire) et modifiez le modèle de confirmation de réservation de votre client afin d'ajouter la variable [online_meeting_link] pour envoyer les liens Zoom à vos clients.

Pour que tout fonctionne, il suffit de coller la variable [online_meeting_link] à l'endroit souhaité dans votre « Modèle de confirmation de réservation du client ». Ainsi, lorsqu'un client réserve un service, un lien vers la réunion Zoom sera automatiquement généré à la place de la variable.

• Pour que vos prestataires de services reçoivent les liens Zoom dans leurs confirmations, veuillez ajouter la variable [online_meeting_provider_link] à votre confirmation de nouvelle réservation pour les prestataires de services dans Paramètres -> Paramètres e-mail et SMS (ou Fonctionnalités personnalisées -> Notifications flexibles -> Gérer si vous avez personnalisé les notifications par service et/ou prestataire).

Fonctionnement du processus de réunion

1. Une fois que tout est configuré et que le client réserve leservice/la classe en ligne, le client et le prestataire (ou l'entreprise, selon vos paramètres) reçoivent les liens vers la réunion.

2. Du côté de l'administrateur, le prestataire peut accéder à la page de la réunion directement à partir de la réservation dans le « Calendrier » en cliquant sur le lien « Ouvrir la réunion » dans la fenêtre contextuelle des détails de la réservation.

3. Les clients peuvent ouvrir le lien vers la réunion à partir des détails de la réservation sur la page « Mes réservations » du site de réservation.

4. Ensuite, lorsque l'heure de la réunion arrive, le prestataire et le client sont redirigés vers la page de la réunion en ligne Zoom.

comment supprimerl' de l'intégrationDu côté de Simplybook.me

• Accédez à la page « Custom Features » (Fonctionnalités personnalisées) dans votre interface d'administration Simplybook.me et cliquez sur « Online video meetings custom feature » (Fonctionnalité personnalisée « Réunions vidéo en ligne ») pour ouvrir ses paramètres.
  
• Dans les paramètres de la fonctionnalité, recherchez Zoom et cliquez sur Déconnexion.
  
• L'intégration Zoom sera alors supprimée de votre compte Simplybook.me.

Du côté Zoom
Remarque : si vous n'avez pas coché la case « Autoriser cette application à utiliser mes autorisations d'accès partagé » OU si vous souhaitez changer de compte Zoom connecté, vous ne pourrez pas le faire depuis Simplybook.me en raison de restrictions techniques.
Pour ce faire, vous devrez vous déconnecter directement de Simplybook.me depuis Zoom, après quoi vous pourrez connecter un nouveau compte sur Simplybook.me.

• Pour déconnecter l'intégration du côté Zoom, veuillez suivre ce lien.
  
• Recherchez Simplybook.me dans la liste des applications connectées (vous pouvez utiliser la fonction de recherche si nécessaire).
  
• Cliquez sur le bouton Supprimer pour vous déconnecter.
  
• L'intégration est désormais supprimée et vous pouvez connecter un autre compte si nécessaire.