Réunions vidéo en ligne via Zoom

Pour vous connecter à Zoom, vous devez disposer d'un compte Zoom. Tout contributeur disposant des autorisations d'administrateur de planification peut connecter Simplybook.me à Zoom.
SimplyBook.me ne peut se connecter qu'à un seul compte Zoom.

Remarque :

• Les réservations Zoom ne seront pas ajoutées à votre page de réunions Zoom dans Zoom. Pour vérifier les réunions en ligne, veuillez utiliser les filtres par service dans le calendrier d'administration de Simplybook.me afin de voir uniquement les réservations pour le service souhaité.
• Même après la connexion du compte Zoom, la vidéoconférence est désactivée par défaut pour les nouveaux services. Pour ajouter la vidéoconférence à un nouveau service, dans Gérer ->Services/Cours, allez dans Plus d'options parservice/cours et activez-la en tant que service de réunion en ligne.
• Les clients qui participent à un cours collectif recevront des liens Zoom uniques, mais ces liens mèneront tous à la même réunion Zoom.

Comment définir

1. Activez la fonctionnalité personnalisée « Réunions en ligne » dans votre compte SimplyBook.me en accédant à la page « Fonctionnalités personnalisées » dans votre interface d'administration Simplybook.me, puis en cliquant sur le bouton « Activer » à côté de la fonctionnalité personnalisée « Réunions vidéo en ligne ».

2. In the feature settings click on Authorization button near Zoom option to connect your Zoom account.

3. Enter your credentials to log into Zoom, or click SSO, Google, or Facebook to log in through those services.
You can connect one zoom account per company OR connect all zoom users added to your account by checking the checkbox Allow this app to use my shared access permissions

4. After Zoom is authorized, click on Meeting Providers and Meeting Services and choose providers that should be connected to Zoom by selecting Zoom option from the respective drop down. In the next drop-down please select Zoom user (if you have several users under your Zoom account) that should be connected to that provider.

5. After your Zoom connection is set, the last thing you need to do is enable online meeting option for your services. To do that please navigate to Manage -> Services -> click on needed Service name -> scroll down to More options. (in Manage -> Classes -> click on Class name -> More options if you are using Classes feature) and switch on the option Enable as online meeting service/class.

6. When the clients book such a service/class there will be online meeting link on My bookings page for the associated booking. When the appointment time comes the clients will be able to follow it to access the meeting. For admin side it will be possible to follow the link from booking info popup form in Calendar or in Reports -> Booking details, or in Reports -> Online video meetings.

7. (optional) As well you can add online meetings link to provider and client notification templates so that both sides receive them with the booking details.

• To do that for your client notifications please navigate to Settings -> Email and SMS settings (or Custom features -> Flexible notifications -> Manage if you have customized notifications per service and/or provider) and edit your Client's booking confirmation template to add [online_meeting_link] variable to send Zoom links to your clients.

To make everything work simply paste [online_meeting_link] variable to the desired place in your "Client's booking confirmation template" so when a client books a service, a Zoom meeting link will be automatically generated at the place of a variable.

• To let your service providers receive Zoom links in their confirmations please add [online_meeting_provider_link] variable to your New booking confirmation for service providers in Settings -> Email and sms settings (or Custom features -> Flexible notifications -> Manage if you have customized notifications per service and/or provider).

Fonctionnement du processus de réunion

1. Une fois que tout est configuré et que le client réserve leservice/la classe en ligne, le client et le prestataire (ou l'entreprise, selon vos paramètres) reçoivent les liens vers la réunion.

2. Du côté de l'administrateur, le prestataire peut accéder à la page de la réunion directement à partir de la réservation dans le « Calendrier » en cliquant sur le lien « Ouvrir la réunion » dans la fenêtre contextuelle des détails de la réservation.

3. Les clients peuvent ouvrir le lien de la réunion à partir des détails de la réservation sur la page « Mes réservations » du site de réservation.

4. Ensuite, lorsque l'heure de la réunion arrive, le prestataire et le client seront redirigés vers la page de la réunion en ligne Zoom.

Comment supprimer l'intégration

Du côté de Simplybook.me

• Accédez à la page « Fonctionnalités personnalisées » dans votre interface d'administration Simplybook.me et cliquez sur la fonctionnalité personnalisée « Réunions vidéo en ligne » pour ouvrir ses paramètres.
  
• Dans les paramètres de la fonctionnalité, recherchez Zoom et cliquez sur Déconnexion.
  
• L'intégration Zoom sera alors supprimée de votre compte Simplybook.me.

Du côté Zoom
Remarque : si vous n'avez pas coché la case « Autoriser cette application à utiliser mes autorisations d'accès partagé » OU si vous souhaitez changer de compte Zoom connecté, vous ne pourrez pas le faire depuis Simplybook.me en raison de restrictions techniques.
Pour ce faire, vous devrez déconnecter Simplybook.me directement de Zoom, après quoi vous pourrez connecter un nouveau compte sur Simplybook.me.

• Pour déconnecter l'intégration depuis Zoom, veuillez suivre ce lien.
  
• Recherchez Simplybook.me dans la liste des applications connectées (vous pouvez utiliser la fonction de recherche si nécessaire).
  
• Cliquez sur le bouton Supprimer pour vous déconnecter.
  
• L'intégration est désormais supprimée et vous pouvez connecter un autre compte si nécessaire.

How to remove integration

From the Simplybook.me side

• Navigate to the Custom Features page within your Simplybook.me admin interface and click on Online video meetings custom feature to open its settings.
  
• In the feature settings locate Zoom and click Logout.
  
• After that Zoom integration will be removed from your Simplybook.me account.

From the Zoom side
Please note! If you did not check the box “Allow this app to use my shared access permissions” OR you want to switch connected Zoom account to another one - there will be no option to do that from Simplybook.me side due to technical restrictions.
In order to do that you will need to disconnect Simplybook.me directly from Zoom and after that you will be able to connect new account on the Simplybook.me side.

• To disconnect the integration from the Zoom side please follow this link.
  
• Locate Simplybook.me in the list of connected apps (you can use search if needed).
  
• Click on Remove button to disconnect.
  
• Now the integration is removed and you can connect different account if needed.