Zapier.com gebruiken

Zap-tutorial voor SimplyBook en Gmail-verbinding

We krijgen vaak de vraag hoe je een bevestigingsmail naar meer dan één e-mailadres kunt sturen. Dit kan nodig zijn als de klant een agent heeft of als andere personen bevestigingsmails voor klanten moeten ontvangen. Met onze applicatie op Zapier is deze optie nu beschikbaar!

Hoe te gebruiken

1. Schakel de Zapier-connector custom feature in op je Custom Features pagina.

2. Verbind met je Zapier-account via de ‘’’Quick connect’’’ optie

3. Of je kunt een handmatige verbinding maken via je inloggegevens.

- Ga naar Zapier.com -> App-verbindingen pagina en klik op de knop “Add connection”

- Kies SimplyBook.me
- Kopieer het bedrijfslogin, gebruikerslogin, genereer en kopieer de API-sleutel uit je SimplyBook.me-account

- Plak deze in de overeenkomstige velden op Zapier.com en klik op “Continue”. Het account wordt verbonden.

4. Maak een intakeformulier voor de 2e ontvanger in de admin Simplybook app met behulp van Intake Forms Custom Feature.

5. Na het aanmaken van het intakeformulier zie je de variabelenaam onderaan de variabelenlijst in Instellingen//E-mail- en SMS-instellingen

6. In dit voorbeeld is het [data_field_30] (maar het kan data_field_2, data_field_3, enz. zijn). Deze variabele bevat het alternatieve e-mailadres dat nodig is voor synchronisatie met Gmail.

7. Maak vervolgens een testboeking op je Simplybook boekingspagina. Dit is nodig zodat het systeem weet dat het nieuwe formulier is aangemaakt en klaar is voor gebruik.

8. Als de Simplybook voorbereidingen klaar zijn, is het tijd om over te schakelen naar de Zapier-instellingen. Als je nog geen Zapier-account hebt, registreer je dan hier.

9. Klik vervolgens op “Create a Zap”.

10. Zoek SimplyBook in de lijst van applicaties.

11. Selecteer het verbonden account.

12. Kies Nieuwe boeking als trigger.

13. Ga verder naar "Action step" – verbind en verifieer je Gmail-account. Stel de actie in om een e-mail te sturen wanneer de boeking wordt geactiveerd.

14. Voeg e-mailontvangers toe in de velden "To:" en "Cc:". Gebruik de variabelen voor correcte werking van de Zap (selecteer de variabele van je recent aangemaakte intakeformulier).

Let op, je klant ontvangt 2 e-mailmeldingen: één van Simplybook (direct verzonden) en één van Zapier (5 minuten na de boeking verzonden). Je kunt e-mailmeldingen voor klanten uitschakelen in Simplybook Instellingen//E-mail- en SMS-instellingen door de betreffende vakjes uit te vinken.

15. Stel vervolgens de e-mailsjabloontekst in. Voeg ook de nodige variabelen toe die in de echte e-mail worden vervangen door de boekingsinformatie. Je kunt een meer gedetailleerde en uitgebreide melding maken dan het voorbeeld.

16. Test je nieuw gemaakte Zap en zet hem aan.

Gefeliciteerd, je hebt een nieuwe verbinding gemaakt die kopieën van bevestigingsmails naar verschillende ontvangers verzendt!