Utiliser Zapier.com

Tutoriel Zap pour la connexion SimplyBook et Gmail

On nous demande souvent comment envoyer un e-mail de confirmation à plusieurs adresses e-mail. Cela peut être nécessaire si le client a un agent ou si d’autres personnes doivent recevoir les e-mails de confirmation pour les clients. Cette option est désormais disponible avec notre application sur Zapier !

Comment l’utiliser

1. Activez la fonction Zapier-connector sur votre page Custom Features.

2. Connectez-vous à votre compte Zapier via l’option ‘’’Quick connect’’’

3. Ou vous pouvez choisir une connexion manuelle via vos identifiants.

- Allez sur Zapier.com -> page des connexions d’applications et cliquez sur le bouton “Add connection”

- Sélectionnez SimplyBook.me
- Copiez le login entreprise, login utilisateur, générez et copiez la clé API depuis votre compte SimplyBook.me

- Collez-les dans les champs correspondants sur Zapier.com et cliquez sur “Continue”. Le compte est connecté.

4. Créez un formulaire d’inscription pour le 2ᵉ destinataire dans l’application admin Simplybook à l’aide de la fonction personnalisée Intake Forms.

5. Après avoir créé le formulaire, vous verrez le nom de la variable en bas de la liste des variables dans Paramètres//Paramètres E-mail et SMS

6. Dans cet exemple, il s’agit de [data_field_30] (mais cela peut être data_field_2, data_field_3, etc.). Cette variable contiendra l’adresse e-mail alternative nécessaire pour la synchronisation avec Gmail.

7. Créez ensuite une réservation test sur votre page de réservation Simplybook. Cela est nécessaire pour informer le système que le nouveau formulaire a été créé et est prêt à être utilisé.

8. Lorsque les préparatifs Simplybook sont terminés, il est temps de passer aux paramètres Zapier. Si vous n’avez pas encore de compte Zapier, veuillez vous inscrire.

9. Ensuite, cliquez sur “Create a Zap”.

10. Trouvez SimplyBook dans la liste des applications.

11. Sélectionnez le compte connecté.

12. Choisissez Nouvelle réservation comme déclencheur.

13. Passez à "Action step" – connectez et vérifiez votre compte Gmail. Configurez l’action pour envoyer un e-mail lorsque la réservation est déclenchée.

14. Ajoutez les destinataires dans les champs "To:" et "Cc:". Veuillez utiliser les variables pour le bon fonctionnement du Zap (sélectionnez la variable de votre formulaire d’inscription récemment créé).

Veuillez noter, que votre client recevra 2 notifications par e-mail : une de Simplybook (envoyée immédiatement) et une de Zapier (envoyée 5 minutes après la réservation). Vous pouvez désactiver les notifications par e-mail pour les clients dans Simplybook Paramètres//Paramètres E-mail et SMS en décochant les cases correspondantes.

15. Configurez ensuite le texte du modèle d’e-mail. Ajoutez également les variables nécessaires qui seront remplacées par les informations de réservation dans l’e-mail réel. Vous pouvez créer une notification plus détaillée et complète que l’exemple.

16. Testez votre Zap nouvellement créé et activez-le.

Félicitations ! Vous avez créé une nouvelle connexion qui enverra des copies des e-mails de confirmation à différents destinataires !