Zapier.com gebruiken

Zap-tutorial voor SimplyBook en Gmail-verbinding

We krijgen vaak de vraag hoe je een bevestigingsmail naar meer dan één e-mailadres kunt sturen. Dit kan nodig zijn als de klant een agent heeft of als andere personen bevestigingsmails voor klanten moeten ontvangen. Met onze applicatie op Zapier is deze optie nu beschikbaar!

Hoe te gebruiken

1. Maak een intakeformulier voor de tweede ontvanger aan in de admin-Simplybook-app met behulp van de Intakeformulieren Custom Feature.

2. Na het aanmaken van een intakeformulier ziet u de variabelenaam onderaan de variabelenlijst in Instellingen//E-mail- en SMS-instellingen

3. In deze afbeelding is het [data_field_30] (maar het kan ook data_field_2, data_field_3, enz. zijn). Deze variabele bevat het alternatieve e-mailadres dat nodig is voor synchronisatie met Gmail.

4. Maak vervolgens een testboeking aan op uw Simplybook-boekingspagina. Dit is nodig om het systeem te laten weten dat het nieuwe formulier in het systeem is aangemaakt en klaar is voor verder gebruik.

5. Schakel de Zapier-connector Custom Feature in op uw Custom Features-pagina.

6. Maak verbinding met uw Zapier-account via de optie Snel verbinden

7. Klik op de knop + Zap aanmaken.

8. Zoek in het verschijnende pop-upvenster naar SimplyBook.me in de lijst met te verbinden apps.

9. Kies "Nieuwe boeking" als trigger en het account dat u eerder heeft verbonden. Klik op "Doorgaan".

10. Test uw trigger, selecteer het voorbeeldrecord en ga verder naar de actiestap.

11. Ga verder naar de "Actiestap" – verbind en verifieer uw Gmail-account. Stel de actie in om een e-mail te verzenden wanneer de boeking wordt geactiveerd.

12. Voeg e-mailontvangers toe in de velden "Aan:" en "Cc:". Gebruik de variabelen voor een correcte werking van de Zap (selecteer de variabele van uw recent aangemaakt intakeformulier).

Let op, uw klant ontvangt 2 e-mailmeldingen, één van Simplybook (onmiddellijk verzonden) en één van Zapier (wordt 5 minuten na de boeking verzonden). U kunt e-mailmeldingen voor klanten uitschakelen in de Simplybook-instellingen//E-mail- en SMS-instellingen door de desbetreffende vakjes uit te vinken.

13. Stel vervolgens de tekst van de e-mailsjabloon in. Voeg ook de benodigde variabelen toe die in de daadwerkelijke e-mail worden vervangen door de boekingsinformatie. U kunt een meer gedetailleerde en uitgebreidere melding maken dan die in het voorbeeld.

14. Test uw nieuw aangemaakte Zap en schakel deze in.

Gefeliciteerd, u heeft een nieuwe verbinding aangemaakt die kopieën van bevestigingsmails naar verschillende ontvangers verstuurt!