Ajout d'autres utilisateurs au système
Comment créer un nouvel utilisateur système
Vous pouvez créer un utilisateur séparé pour la personne qui doit accéder à votre page d'administration dans la page Gérer -> Utilisateurs et attribuer les droits correspondants à cet utilisateur.
Voyez la liste des rôles d'utilisateur disponibles ci-dessous.
- Pour créer un nouvel utilisateur, veuillez cliquer sur le bouton + en haut :
- Remplissez le login, adresse e-mail, sélectionnez le groupe de niveau utilisateur, définissez le premier mot de passe, associez à un prestataire si nécessaire, ajoutez les prénom et nom, numéro de téléphone.
- Veuillez noter ! Le login est unique pour chaque utilisateur. Si vous supprimez un utilisateur, il ne sera pas possible de réutiliser le même login pour un autre utilisateur.
Après cela, il suffit d'activer l'interrupteur Envoyer les informations de connexion à l'utilisateur et d'enregistrer la fiche utilisateur.
Le système enverra automatiquement l'e-mail avec les identifiants de connexion selon le modèle que vous avez défini dans Paramètres -> Paramètres Email et SMS -> Notification de connexion nouvel utilisateur.
Ou vous pouvez envoyer manuellement le login et le mot de passe à vos utilisateurs ainsi que le lien vers votre page d'administration après avoir enregistré l'utilisateur.
Rôles des utilisateurs
- Administrateur
Si vous avez créé le système pour votre entreprise sur SimplyBook.me, vous disposez par défaut des droits administrateur. Cela signifie que vous avez le niveau d'accès le plus élevé parmi tous les utilisateurs et que vous pouvez créer d'autres administrateurs avec le même niveau d'accès.
Veuillez noter ! Pour protéger votre système contre les erreurs, il n'est pas possible de supprimer l'administrateur par défaut. Si celui-ci ne doit plus avoir de droits d'administrateur, vous devez modifier son adresse e-mail et son mot de passe afin de limiter l'accès. Les deuxième et suivants administrateurs peuvent être supprimés.
Vous pouvez associer chaque utilisateur à un ou plusieurs prestataires (employés) afin de leur permettre de consulter et/ou de gérer les réservations, les plannings, etc., selon leur niveau d'accès.
- Employé senior
Le niveau Employé senior permet aux utilisateurs de voir la charge de travail des autres, mais ils ne peuvent modifier que les paramètres liés aux prestataires. Ces utilisateurs n'ont pas accès aux paramètres de configuration de l'entreprise. Les utilisateurs de type employé senior ne sont pas liés à un ou plusieurs prestataires spécifiques. Ils ont un accès complet à tous les prestataires ajoutés au système, ce qui leur permet de consulter, ajouter, modifier, changer les plannings et supprimer des prestataires.
Voici une liste des fonctions auxquelles ils n'ont pas accès :
- Tableau de bord
- Gestion des utilisateurs
- Tarifs et paiements
- Statistiques
- Paramètres
- Gestion des horaires de travail de l'entreprise
- Informations de base et adresse de l'entreprise
- Gestion du contenu de la page d'accueil
- Paramètres de design
- CSS personnalisé
- Paramètres du Marketplace
- Génération de widgets
(pour plus de détails, voir le tableau ci-dessous)
- Employé junior
Dans les cas où l'entreprise compte de nombreux employés dont les rôles sont principalement axés sur leurs propres tâches, un utilisateur de type Employé junior peut être créé. Ce niveau d'utilisateur permet aux employés de consulter leur propre charge de travail et de modifier leur propre emploi du temps ainsi que leurs réservations. Lors de la création d'un employé junior, il est possible de sélectionner le ou les prestataires de services associés. Il est à noter qu'il est possible de connecter plus d'un prestataire de services à un utilisateur Employé junior, ce qui améliore la flexibilité et le contrôle dans divers scénarios de configuration.
La fonctionnalité permettant de sélectionner plusieurs prestataires de services pour un employé junior est particulièrement avantageuse dans les situations où un membre de l'équipe a besoin d'accéder aux plannings de prestataires spécifiques ou à plusieurs prestataires connectés à plusieurs sites.
Employé junior a accès aux fonctions suivantes :
- Calendrier (peut gérer uniquement ses propres réservations et notes)
- Temps de travail (peut modifier uniquement ses propres horaires)
- Prestataires de services (peut voir uniquement le ou les prestataires associés)
(pour plus de détails, voir le tableau ci-dessous)
*Au niveau entreprise, il est possible de masquer les coordonnées des clients aux employés juniors, ainsi que d'interdire la modification et l'annulation des réservations, ou la mise à jour des statuts.
Veuillez noter ! Si un utilisateur Employé junior n'est assigné à aucun prestataire de services, alors son niveau d'accès sera automatiquement rétrogradé au niveau Lecteur.
- Visualiseur
Dans certains cas, vous pouvez souhaiter permettre à quelqu'un de voir ce qui se passe avec les réservations de l'entreprise sans pouvoir effectuer de modifications. Cet utilisateur doit être défini comme Visualiseur. Les visualiseurs ne peuvent rien modifier et ne peuvent pas ajouter de réservations.
Les fonctions suivantes sont disponibles pour ce groupe d'accès :
- Calendrier (consultation uniquement)
- Services (consultation uniquement)
(pour plus de détails, voir le tableau ci-dessous)
*Au niveau entreprise, il est possible de masquer les coordonnées des clients aux visualiseurs.
- Opérateur POS
Ce niveau a été créé principalement pour gérer l’interface POS et vendre des services, des cours, des forfaits, des abonnements, des produits et des options complémentaires,
mais il donne également accès au Calendrier, aux Clients, à certains rapports et un accès en lecture seule aux abonnements, coupons & cartes cadeaux, Services/cours et Prestataires.
- Portier
A uniquement la capacité de valider les billets.
- Technicien de laboratoire
Ce niveau d'accès a été créé principalement pour travailler avec la fonctionnalité personnalisée Test médical et valider les billets, imprimer les étiquettes des tubes à essai, mettre à jour les statuts des résultats de test et imprimer les résultats.
| Liste des options | Employé senior | Employé junior | Lecteur | |
|---|---|---|---|---|
| Tableau de bord | ||||
| Voir les graphiques / Activer les fonctionnalités personnalisées | − |
− |
− | |
| Bienvenue | ||||
| Voir la page / Changer son propre mot de passe / Connecter Google Authenticator* | ✔ |
✔ |
✔ | |
| Changer sa propre adresse e-mail | − |
− |
− | |
| Créer une réservation depuis le tableau de bord | ✔ |
✔ |
− | |
| Obtenir le lien du rapport de données personnelles | ✔ |
✔ |
✔ | |
| Calendrier | ||||
| Différentes options d'affichage | ✔ |
✔ |
✔ | |
| Exporter vers Excel/PDF | ✔ |
− |
− | |
| Voir & Gérer les réservations Voir & Gérer les notes du calendrier |
✔ |
seulement les siennes |
seulement en lecture | |
| Accéder aux transactions* Accéder aux réservations en attente* |
✔ |
− |
− | |
| Modifier les commentaires de réservation | ✔ |
✔ dans ses propres réservations |
− | |
| Modifier les informations du client depuis la réservation | ✔ |
✔ dans ses propres réservations |
seulement en lecture | |
| Ajouter/Modifier des notes SOAP* | avec la clé correcte |
avec la clé correcte seulement les siennes |
avec la clé correcte seulement en lecture | |
| Mettre à jour les statuts* de réservation | ✔ |
seulement les siennes |
− | |
| Modifier les formulaires d'inscription* dans les réservations Modifier les produits à vendre* dans les réservations Modifier les options de service* dans les réservations |
✔ |
seulement les siennes |
seulement en lecture | |
| Suite Marketing | ||||
| Voir la page & Activer les fonctionnalités personnalisées | − |
− |
− | |
| Gérer | ||||
| Voir/Ajouter/Modifier/Changer l'horaire/Supprimer des services | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Changer l'horaire/Supprimer des prestataires | ✔ |
seulement les siens et existants |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Fusionner*/Supprimer des clients | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer des utilisateurs | − |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Changer l'horaire/Supprimer des cours* | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer des forfaits* Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer des adhésions* Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer des coupons et cartes cadeaux* |
✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer des options de service* Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer des produits à vendre* Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer des ressources associées* |
✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer formulaires de saisie* Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer champs client* |
✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer actualités* Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer pages personnalisées* |
− |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer statuts* | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer notifications flexibles* Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer rappels de réservation prochaine* |
✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer types de notes du calendrier | ✔ |
lecture seule |
lecture seule | |
| Voir/Mettre à jour synchronisation du calendrier* | ✔ |
seulement le sien |
− | |
| Connecter son propre outil pour réunions vidéo en ligne* | ✔ |
✔ |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer taxes* | − |
− |
− | |
| Rapports | ||||
| Voir le rapport ventes* | − |
− |
− | |
| Voir/Exporter/Envoyer par email/Annulation de masse dans le rapport des détails de réservation | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Accepter/Supprimer transactions de paiement* Voir/Approuver/Refuser les réservations en attente* |
✔ |
− |
− | |
| Voir le rapport de ventes et de taxes* | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Exporter le rapport des réunions vidéo en ligne* | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Exporter/Envoyer par e-mail depuis le rapport client | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Exporter les réservations de cours* | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Exporter les paiements d'adhésion* Voir/Exporter les forfaits émis* Voir/Exporter les coupons émis* |
✔ |
− |
− | |
| Voir/Exporter/Imprimer le rapport des billets* | ✔ |
− |
− | |
| Voir le rapport des notes du calendrier | ✔ |
visualisation uniquement |
visualisation uniquement | |
| Voir/Exporter le rapport SMS Voir/Exporter/Répondre aux messages de contact* |
✔ |
− |
− | |
| Voir/Exporter/Supprimer les avis & ajouter/modifier les réponses | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Exporter les rapports de l'application client* | ✔ |
− |
− | |
| Voir le rapport de vaccination* | ✔ |
− |
− | |
| Voir les rapports de données personnelles | seulement les siennes |
seulement les siennes |
seulement les siennes | |
| Fonctionnalités personnalisées | ||||
| Voir la page/Activer/Désactiver les fonctionnalités personnalisées | − |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de Acceptation des paiements* | − |
− |
− | |
| Modifier les paramètres d’exportation des formulaires d’inscription* | − |
− |
− | |
| Définir la couleur pour le prestataire avec le code couleur du prestataire* | ✔ |
− |
− | |
| Définir les limites de réservation pour les services* | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer les catégories de services* | ✔ |
− |
− | |
| Voir/Ajouter/Modifier/Supprimer les emplacements* | ✔ |
voir uniquement la liste | − | |
| Modifier les paramètres du rapport quotidien* Modifier les paramètres de Google Adwords&Analytics* |
− |
− |
− | |
| Ajouter/supprimer des images dans la galerie photo* Connecter un compte dans la galerie Instagram* |
− |
− |
− | |
| Modifier les paramètres SMTP* Modifier les paramètres Passerelle SMS* |
− |
− |
− | |
| Modifier les Conditions générales* Modifier les paramètres de politique d'annulation* |
− |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de notification des Coupons et Cartes Cadeaux* | − |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de Rendez-vous à heure fixe* | ✔ |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de Domaine personnalisé* | − |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de API* | − |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de Réservations multiples* Modifier les paramètres de Réservations de groupe* |
− |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de Nettoyer l'historique* | − |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de Connexion client* Modifier les paramètres de Mot de passe strict* |
− |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de N'importe quel employé* | − | − |
− | |
| Modifier les paramètres de Google Translate* | − |
− |
− | |
| Modifier les paramètres de HIPAA* Modifier les paramètres de Google Authenticator* |
− |
− |
− | |
| Paramètres | ||||
| Informations sur l'entreprise Liste d'annuaire Supprimer le compte |
− |
− |
− | |
| Horaires d'ouverture de l'entreprise | − |
− |
− | |
| Planning des prestataires | ✔ |
seulement le sien |
− | |
| Planning des services Planning des cours* |
✔ |
− |
− | |
| Paramètres de design Paramètres des widgets de réservation CSS personnalisé* |
− |
− |
− | |
| Configuration principale Paramètres Email & SMS Libellés personnalisés & traductions |
− |
− |
− | |
| Abonnements & Tarifs | ||||
| Voir & acheter des abonnements Voir & acheter des éléments supplémentaires Voir l'historique des paiements |
− |
− |
− | |
- * - la fonctionnalité personnalisée correspondante doit déjà être activée par l'administrateur.
