Aangepaste functie voor online videovergaderingen

Gebruik deze functie om eenvoudig vergaderlinks voor uw klanten te maken en hen online te ontmoeten via video- oftelefoon

We raden ook aan om de functie Klantlogin in te schakelen voor een soepele ervaring voor klanten bij het deelnemen aan vergaderingen, aangezien er fouten kunnen optreden als ze proberen deel te nemen vanuit een aparte browsersessie.

Let op! Deze functie is niet compatibel met de aangepaste functie Kiosk.

Videohandleiding beschikbaar

Hoe Zoom instellen als vergaderdienst

Om verbinding te maken met Zoom hebt u een Zoom-account nodig. Elke medewerker met de rechten van een planningsbeheerder kan Simplybook.me verbinden met Zoom.
SimplyBook.me kan slechts verbinding maken met één Zoom-account.

Let op:

• Zoom-boekingen worden niet toegevoegd aan uw Zoom-vergaderpagina in Zoom. Om online vergaderingen te controleren, gebruikt u filters per dienst in de Simplybook.me-beheerdersagenda om alleen boekingen voor de gewenste dienst te zien.
• Zelfs nadat het Zoom-account is gekoppeld, is videoconferencing standaard uitgeschakeld voor nieuwe diensten. Om videoconferenties toe te voegen aan een nieuwe dienst, gaat u in Beheer ->Diensten/Lessen naar Meer opties perdienst/les en schakelt u deze in als online vergaderdienst.
• Klanten die een groepsles bijwonen, ontvangen unieke Zoom-links, maar deze links leiden allemaal naar dezelfde Zoom-vergadering.

Hoe instellen

1. Schakel de aangepaste functie Online vergaderingen in uw SimplyBook.me-account in door naar de pagina Aangepaste functies in uw Simplybook.me-beheerdersinterface te gaan en op de knop Inschakelen naast de aangepaste functie Online videovergaderingen te klikken.

2. Klik in de functie-instellingen op de knop Autorisatie naast de optie Zoom om uw Zoom-account te koppelen.

3. Voer uw inloggegevens in om in te loggen bij Zoom, of klik op SSO, Google of Facebook om in te loggen via die diensten.
U kunt één Zoom-account per bedrijf koppelen OF alle Zoom-gebruikers die aan uw account zijn toegevoegd koppelen door het selectievakje 'Deze app toestemming geven om mijn gedeelde toegangsrechten te gebruiken' aan te vinken.

4. Nadat Zoom is geautoriseerd, klikt u op 'Meeting Providers' en 'Meeting Services' en kiest u de providers die aan Zoom moeten worden gekoppeld door de optie 'Zoom' te selecteren in de betreffende vervolgkeuzelijst. Selecteer in de volgende vervolgkeuzelijst de Zoom-gebruiker (als u meerdere gebruikers onder uw Zoom-account hebt) die aan die provider moet worden gekoppeld.

5. Nadat uw Zoom-verbinding is ingesteld, hoeft u alleen nog maar de optie voor onlinevergaderingen voor uw diensten in te schakelen. Ga hiervoor naar Beheer -> Diensten -> klik op de gewenste dienstnaam -> scroll naar beneden naar Meer opties. (in Beheer -> Klassen -> klik op de naam van de klas -> Meer opties als u de functie Klassen gebruikt) en schakel de optie Inschakelen als onlinevergaderdienst/klas in.

6. Wanneer klanten een dergelijkedienst/klasse boeken, verschijnt er een link naar een online vergadering op de pagina Mijn boekingen voor de bijbehorende boeking. Wanneer het tijdstip van de afspraak is aangebroken, kunnen klanten deze link volgen om toegang te krijgen tot de vergadering. Voor beheerders is het mogelijk om de link te volgen vanuit het pop-upvenster met boekingsinformatie in Agenda of in Rapporten -> Boekingsdetails, of in Rapporten -> Online videovergaderingen.

7. (optioneel) U kunt ook een link naar online vergaderingen toevoegen aan de sjablonen voor meldingen aan providers en klanten, zodat beide partijen deze samen met de boekingsgegevens ontvangen.

• Om dit voor uw klantmeldingen te doen, gaat u naar Instellingen -> E-mail- en sms-instellingen (of Aangepaste functies -> Flexibele meldingen -> Beheren als u meldingen per dienst en/of provider hebt aangepast) en bewerkt u het sjabloon voor de boekingsbevestiging van uw klant om de variabele [online_meeting_link] toe te voegen om Zoom-links naar uw klanten te sturen.

Om alles te laten werken, plakt u de variabele [online_meeting_link] op de gewenste plaats in uw "Boekingsbevestigingssjabloon voor klanten", zodat wanneer een klant een dienst boekt, er automatisch een Zoom-vergaderlink wordt gegenereerd op de plaats van de variabele.

• Om uw dienstverleners Zoom-links in hun bevestigingen te laten ontvangen, voegt u de variabele [online_meeting_provider_link] toe aan uw nieuwe boekingsbevestiging voor dienstverleners in Instellingen -> E-mail- en sms-instellingen (of Aangepaste functies -> Flexibele meldingen -> Beheren als u meldingen per dienst en/of dienstverlener hebt aangepast).

Microsoft Teams instellen als vergaderdienst

1. Schakel de aangepaste functie Online vergaderingen in uw SimplyBook.me-account in .

2. Meld u aan bij de Microsoft Azure-portal en uw Microsoft Teams-account met de gebruiker die lid is van uw organisatie in MS Azure.

(Of maak daar de accounts aan)

Let op! Het is niet mogelijk om een persoonlijk/privé Microsoft Teams-account aan het systeem te koppelen, deze moet via Microsoft Azure aan een organisatie zijn gekoppeld.

3. Voeg Microsoft Teams toe in MS Azure -> Azure Active Directory -> Enterprise-applicaties.

Voeg vervolgens uw gebruiker (of de gebruiker die u wilt koppelen aan SimplyBook.me) toe in Enterprise-applicaties -> Microsoft Teams -> Gebruikers en groepen aan de kant van MS Azure.

4. Klik aan de kant van SimplyBook.me op het blok Vergaderdiensten en kies Autorisatie naast Microsoft Teams.

Verbind uw Microsoft-account.

5. For the services/classes you wish to conduct online meetings switch the option Enable as online meeting service/class on in Manage -> Services -> click on service name -> More options
(in Manage -> Classes -> click on class name -> More options if you are using Classes feature)

6. When the clients book such a service/class there will be online meeting link on My bookings page for the associated booking. When the appointment time comes the clients will be able to follow it to access the meeting.

For admin side it will be possible to follow the link from booking info popup form in Calendar or in Reports -> Booking details.

7. (optonal) You can add online meetings link to provider and client notification templates so that both sides receive them with the booking details.
To do that please navigate to Settings -> Email and sms settings (or Custom features -> Flexible notifications -> Manage if you have customized notifications per service and/or provider).

Please note! If you have paid services the meeting link will be working only after the payment is made/approved.

Additional steps for case when you need to allow your Providers to have own MS Teams account connection

8. By default your MS Teams account that you have connected in Step#6 will be used to generate meetings links and conduct meetings, but if you have several employees in your company, they are added to SimplyBook.me side as providers and users and you wish them to use own MS Teams accounts for their online services/classes please make sure that you have them added as users in MS Azure with access to this application as well as members on MS Teams side.

(you can add users in MS Azure interface with internal domain or invite using existing email addresses)

9. Then they need to log in to SimplyBook.me system under their credentials and connect their accounts in Manage -> Online video meetings.

10. Once they have connected own accounts you will be able to see this information in Custom features -> Online meetings -> Meeting providers&Meeting services.

Please note! It is only possible to manually start a meetings for the users that have admin, senior employee or junior employee(connected to specific provider) rights.

How the meeting process works

1. After everything is set up and the client books the online meetings related service/class both the client and the provider (or company, depending on your settings) will get the links to the meeting.

Either from email notifications if you have added the corresponding variables to the templates.

Or the provider can get to the meeting page right from the booking on Calendar while the client from "My bookings" tab of the booking site.

2. By default the meeting starts automatically for the both sides when the booked time comes.

3. As well the provider can manually start the meeting if necessary using the corresponding button.

4. After this the redirect to Zoom or Microsoft Teams(depending on your settings) software takes place and all the participants can join.

(It is not mandatory for the customers to have MS Teams account. To join they will only need to fill in their name after opening the meeting url in their browser)