Online videomøder via Zoom

For at oprette forbindelse til Zoom skal du have en Zoom-konto. Alle bidragydere med administratorrettigheder til planlægning kan oprette forbindelse mellem Simplybook.me og Zoom.
SimplyBook.me kan kun oprette forbindelse til en enkelt Zoom-konto.

Bemærk:

• Zoom-bookinger tilføjes ikke til din Zoom-mødeoversigt i Zoom. For at se online-møder skal du bruge filtre pr. service i Simplybook.me-administrationskalenderen for kun at se bookinger for den nødvendige service.
• Selv efter at Zoom-kontoen er oprettet forbindelse, er videokonferencer som standard deaktiveret for nye services. For at tilføje videokonference til en ny tjeneste skal du i Administrer ->Tjenester/Klasser gå til Flere muligheder pr.tjeneste/klasse og aktivere det som en online mødetjeneste.
• Kunder,der deltager i en gruppeklasse, modtager unikke Zoom-links, men disse links fører alle til det samme Zoom-møde.

Sådan indstilles

1. Aktivér den tilpassede funktion Online møder i din SimplyBook.me-konto ved at gå til siden Tilpassede funktioner i din Simplybook.me-administrationsgrænseflade og klikke på knappen Aktivér ud for den tilpassede funktion Online videomøder.

2. I funktionsindstillingerne skal du klikke på knappen Autorisation ud for Zoom for at forbinde din Zoom-konto.

3. Indtast dine loginoplysninger for at logge ind på Zoom, eller klik på SSO, Google eller Facebook for at logge ind via disse tjenester.
Du kan forbinde én Zoom-konto pr. virksomhed ELLER forbinde alle Zoom-brugere, der er tilføjet til din konto, ved at markere afkrydsningsfeltet Tillad denne app at bruge mine delte adgangstilladelser

4. Når Zoom er godkendt, skal du klikke på Mødeudbydere og mødetjenester og vælge de udbydere, der skal forbindes til Zoom, ved at vælge Zoom-indstillingen i den respektive rullemenu. I den næste rullemenu skal du vælge den Zoom-bruger (hvis du har flere brugere under din Zoom-konto), der skal forbindes til den pågældende udbyder.

5. Når din Zoom-forbindelse er oprettet, skal du blot aktivere online-mødeindstillingen for dine tjenester. For at gøre det skal du gå til Administrer -> Tjenester -> klikke på det ønskede tjenestenavn -> rulle ned til Flere indstillinger. (i Administrer -> Klasser -> klik på klassens navn -> Flere indstillinger, hvis du bruger klassefunktionen ) og aktiver indstillingen Aktiver som onlinemødetjeneste/klasse.

6. Når kunderne booker en sådantjeneste/klasse, vil der være et link til online mødet på siden Mine bookinger for den tilknyttede booking. Når aftaletidspunktet nærmer sig, kan kunderne følge linket for at få adgang til mødet. For administratoren er det muligt at følge linket fra pop op-vinduet med bookingoplysninger i Kalender eller i Rapporter -> Bookingoplysninger eller i Rapporter -> Online videomøder.

7. (valgfrit) Du kan også tilføje et link til online møder til skabeloner til meddelelser til udbydere og kunder, så begge parter modtager dem sammen med bookingoplysningerne.

• For at gøre dette for dine klientnotifikationer skal du navigere til Indstillinger -> E-mail- og SMS-indstillinger (eller Tilpassede funktioner -> Fleksible notifikationer -> Administrer, hvis du har tilpasset notifikationer pr. service og/eller udbyder) og redigere din klients reservationsbekræftelsesskabelon for at tilføje variablen [online_meeting_link] for at sende Zoom-links til dine klienter.

For at alt fungerer, skal du blot indsætte variablen [online_meeting_link] på det ønskede sted i din "Kundens reservationsbekræftelsesskabelon", så når en kunde reserverer en service, genereres der automatisk et Zoom-møde-link på stedet for variablen.

• For at give dine tjenesteudbydere mulighed for at modtage Zoom-links i deres bekræftelser skal du tilføje variablen [online_meeting_provider_link] til din nye reservationsbekræftelse for tjenesteudbydere i Indstillinger -> E-mail- og sms-indstillinger (eller Tilpassede funktioner -> Fleksible meddelelser -> Administrer, hvis du har tilpasset meddelelser pr. tjeneste og/eller udbyder).

2. In the feature settings click on Authorization button near Zoom option to connect your Zoom account.

3. Enter your credentials to log into Zoom, or click SSO, Google, or Facebook to log in through those services.
You can connect one zoom account per company OR connect all zoom users added to your account by checking the checkbox Allow this app to use my shared access permissions

4. After Zoom is authorized, click on Meeting Providers and Meeting Services and choose providers that should be connected to Zoom by selecting Zoom option from the respective drop down. In the next drop-down please select Zoom user (if you have several users under your Zoom account) that should be connected to that provider.

5. After your Zoom connection is set, the last thing you need to do is enable online meeting option for your services. To do that please navigate to Manage -> Services -> click on needed Service name -> scroll down to More options. (in Manage -> Classes -> click on Class name -> More options if you are using Classes feature) and switch on the option Enable as online meeting service/class.

6. When the clients book such a service/class there will be online meeting link on My bookings page for the associated booking. When the appointment time comes the clients will be able to follow it to access the meeting. For admin side it will be possible to follow the link from booking info popup form in Calendar or in Reports -> Booking details, or in Reports -> Online video meetings.

7. (optional) As well you can add online meetings link to provider and client notification templates so that both sides receive them with the booking details.

• To do that for your client notifications please navigate to Settings -> Email and SMS settings (or Custom features -> Flexible notifications -> Manage if you have customized notifications per service and/or provider) and edit your Client's booking confirmation template to add [online_meeting_link] variable to send Zoom links to your clients.

To make everything work simply paste [online_meeting_link] variable to the desired place in your "Client's booking confirmation template" so when a client books a service, a Zoom meeting link will be automatically generated at the place of a variable.

• To let your service providers receive Zoom links in their confirmations please add [online_meeting_provider_link] variable to your New booking confirmation for service providers in Settings -> Email and sms settings (or Custom features -> Flexible notifications -> Manage if you have customized notifications per service and/or provider).

Sådan fungerer mødeprocessen

1. Når alt er klar, og kunden har booket den online møderelateredeservice/klasse, modtager både kunden og udbyderen (eller virksomheden, afhængigt af dine indstillinger) linkene til mødet.

2. I admin-enden kan udbyderen gå til mødesiden direkte fra bookingen i "Kalender" ved at klikke på linket "Åbn møde" i pop op-vinduet med bookingdetaljer.

3. Kunder kan åbne mødelinket fra bookingdetaljerne på siden "Mine bookinger" på bookingsiden.

4. Når mødetidspunktet er nået, omdirigeres både udbyder og kunde til Zoom-onlinemødesiden.

Sådan fjerner du integrationen

Fra Simplybook.me-siden

• Gå til siden "Brugerdefinerede funktioner" i din Simplybook.me-administrationsgrænseflade, og klik på "Brugerdefineret funktion til onlinevideomøder" for at åbne indstillingerne.
  
• Find Zoom i funktionsindstillingerne, og klik på Log ud.
  
• Derefter vil Zoom-integrationen blive fjernet fra din Simplybook.me-konto.

Fra Zoom-siden
Bemærk! Hvis du ikke har markeret afkrydsningsfeltet "Tillad denne app at bruge mine delte adgangstilladelser" ELLER hvis du vil skifte den tilsluttede Zoom-konto til en anden, er det ikke muligt at gøre dette fra Simplybook.me på grund af tekniske begrænsninger.
For at gøre dette skal du afbryde Simplybook.me direkte fra Zoom, hvorefter du vil kunne oprette en ny konto på Simplybook.me.

• For at afbryde integrationen fra Zoom skal du følge dette link.
  
• Find Simplybook.me på listen over tilknyttede apps (du kan bruge søgefunktionen, hvis det er nødvendigt).
  
• Klik på knappen Fjern for at afbryde forbindelsen.
  
• Nu er integrationen fjernet, og du kan forbinde en anden konto, hvis det er nødvendigt.

How to remove integration

From the Simplybook.me side

• Navigate to the Custom Features page within your Simplybook.me admin interface and click on Online video meetings custom feature to open its settings.
  
• In the feature settings locate Zoom and click Logout.
  
• After that Zoom integration will be removed from your Simplybook.me account.

From the Zoom side
Please note! If you did not check the box “Allow this app to use my shared access permissions” OR you want to switch connected Zoom account to another one - there will be no option to do that from Simplybook.me side due to technical restrictions.
In order to do that you will need to disconnect Simplybook.me directly from Zoom and after that you will be able to connect new account on the Simplybook.me side.

• To disconnect the integration from the Zoom side please follow this link.
  
• Locate Simplybook.me in the list of connected apps (you can use search if needed).
  
• Click on Remove button to disconnect.
  
• Now the integration is removed and you can connect different account if needed.